Gezamenlijk documenten benaderen

Momenteel zijn vijf organisaties (waarvan ik dus in één van die vijf werk) bezig om een piketregeling te draaien voor calamiteiten. Uiteraard is het dan wel handig om te allen tijden over de meest actuele contactgegevens en draaiboeken te beschikken van al de vijf de organisaties.
Daarom is op dit moment het idee om hiervoor iPads te gebruiken, lekker handzaam in gebruik in vergelijking met een laptop etc. etc.

Is het echter wel mogelijk /simpel om allerlei word, excel en pdf bestanden te benaderen via de iPad? Bedoeling is dan niet dat bij elke wijziging je elkaar de nieuwe versie mailt en dat iedereen die dan moet gaan opslaan en de oude bewaren. Wat we zoeken is dat je met je iPad allemaal vanuit dezelfde bron put. Dus ik heb een nieuwe versie, gooi die in de 'bron' en iedereen heeft de nieuwe versie.

Beetje dropbox idee dus. Dropbox zou een optie kunnen zijn ware het niet dat ICT in mijn organisatie dat geblokkeerd heeft om veiligheidsredenen. In dit geval gaat het ook nog eens om zeer vertrouwelijke gegevens. Welke alternatieven zijn er? Is iClouds bijvoorbeeld wat? Of zijn er speciale applicaties voor?

Google Docs?

Waarom zet je die documenten niet op een speciaal daarvoor in het leven geroepen webpagina? Het lijkt me dat die 5 organisaties wel ergens een hoekje voor je kunnen inrichten. Daar post je je PDF's. Die kan iedereen met een iPad openen. Hoef je ook geen nieuwe versies te mailen, want dat gaat altijd mis (versiebeheer problemen). Zo'n pagina kan enorm simpel zijn.

Google Docs werkt wel ' alleen lezen ' op iPad of je moet er een app voor aanschaffen waarmee je op de iPad Google Docs documenten kan wijzigen. Als het echt om vertrouwelijke docs gaat zou ik het overigens in een eigen omgeving hosten.

Een andere optie is LionServer die heeft een webdav optie, je kan dan op LS docs zetten die centraal blijven staan en waar iedereen met een account bijkan. Een soort eigen dropbox / Google docs die je kan beveiligen met ssl en kan laten lopen via een vpn verbinding. Pas wel op welke firma je neemt voor de ssl certificaten :-). Lion Server kan je draaien op iedere mac die lion heeft en kost 40 euro. Je kan er ook een macmini voor kopen vanaf 599 + 40 voor lion server, of een macmini die al als server is ingericht 995,-, daar zit dan een extra hardeschijf in. Het instapmodel van 599 werkt ook prima, op verschillende webshops kan je voor 60,- 8 gb ram kopen, dan loopt die van 599 ook als een speer. http://www.apple.com/nl/macmini/server/

Op het werk zijn ze momenteel bezig met een proef via viadesk.nl. Maar dat is nog wel enigszins prijzig (9 euro per deelnemer per maand).

Dat het 'alleen lezen' is, is geen probleem. Gaat toch om het raadplegen van gegevens en niet om het bewerken van gegevens.

Helaas kan ik er nog niet al te veel over vinden, maar zou iClouds wat wezen?

dan kan je beter google docs nemen, is gratis ....

Maar ja, ook een beetje veilig? Gaan wel 06-nummers in staan van burgemeesters, politiebazen, commissaris van de koningin etc. Dus....

Ahold gebruikt het ook, wereldwijd 1500 medewerkers in Google Docs, er zijn ook gemeentes maar ....
Dan is sowieso een eigen omgeving toch beter ? Vraag je systeembeheerder eens te kijken naar Lion Server, met webdav werkt heel mooi, en veilig.

Ik zal sowieso onze systeembeheerder vragen er naar te kijken. Dropbox hebben ze op het werk al geblokkeerd (de internetsite). Viadesk staan ze dus wel achter.

Helaas gaan bij onze ICT-ers de hakken direct in het zand op het moment dat het woord 'Apple' valt. "Dat ondersteunen wij niet".

Ik zit te googelen maar kan niet in Jip en Janneke taal vinden wat LionServer precies is en hoe het werkt.